AVISO IMPORTANTE:
Obligariedad de presentación de facturas electrónicas en la Fundación Emma
A partir del 1 de septiembre de 2022 todos los proveedores de la Fundación Emma tendrán que presentar las facturas en formato electrónico y no se aceptarán facturas en papel, independientemente de su importe.
En este documento informamos a los diferentes proveedores de la Fundación Emma es una factura electrónica y cómo pueden emitirla y presentarla a esta entidad.
¿Qué es una factura electrónica?
Es un documento electrónico que contiene la misma información que existe en una factura tradicional y que se transmite a través de medios electrónicos. Este documento debe estar firmado electrónicamente con un certificado digital reconocido, lo que garantiza su autenticidad, integridad y le ofrece la misma validez legal que una factura en papel.
¿Qué ventajas tiene la factura electrónica?
- Aparte de todos los efectos beneficiosos que representa para el medio ambiente la reducción del uso del papel, la factura electrónica tiene, entre otras, las siguientes ventajas:
- Posibilidad de presentar facturas 24 horas al día, los 365 días del año.
- Ahorro de costes de generación, envío y almacenamiento de facturas electrónicas, en lugar de utilizar el soporte papel.
- Llenas garantías en la recepción y registro de facturas por parte de la Fundación Emma.
- Reducción del tiempo de envío: prácticamente es inmediato.
- Agilización de los plazos de pago al permitir que la facture entre antes en el circuito de validación.
- Eliminación del desecho de facturas por errores en su contenido. La factura electrónica es validada en el momento de introducirla y es rechazada en el caso de contener errores.
- Seguimiento en tiempo real del estado de las facturas.
Requisitos previos
Para poder emitir una factura electrónica es necesario que el proveedor disponga de un certificado digital válido reconocido por la Agencia Catalana de Certificación, donde coincida el CIF/NIF de este certificado con el del emisor de la factura. Puede consultar la relación de certificados admitidos en este el enlace: https://web.aoc.cat/suport/efact-empreses/- En caso de ser una persona física, si no se dispone de un certificado digital, pueden utilizar su DNI digital para firmar las facturas electrónicas que emitan.
- Otro requisito a la hora de generar una factura electrónica es que el proveedor debe introducir obligatoriamente la referencia contable que le habrá indicado el servicio gestor de la Fundació Emma.
- Esta referencia es la garantía de cara al proveedor de la existencia de la consignación presupuestaria correspondiente por su posterior pago. No será admitida ninguna factura que no indique la referencia contable; las facturas serán rechazadas automáticamente.
Punto de entrada de facturas
La Fundación Emma ha habilitado en su web el enlace al buzón de entrega de facturas electrónicas del ente. Este punto de entrada es el portal e.FACT del consorcio AOC. Desde este portal un proveedor podrá presentar facturas y consultar el estado de tramitación en el que se encuentran.
PUNTO ENTRADA DE FACTURAS ELECTRÓNICAS:
https://efact.aoc.cat/bustia/home.htm
El formato electrónico para emitir facturas electrónicas en la Administración es FACTURAE, según la Orden PRE/2971/2007. El portal e.FACT admite este formato pero también acepta facturas electrónicas con formato INVOIC de UN/EDIFACT transmitidas a través de redes EDI con conectividad al servicio.
¿Cómo generar una factura electrónica?
Los proveedores pueden disponer de software para su gestión de facturas que ya genera facturas en formato Facturae, admitido por el portal e.FACT. En caso de que el proveedor no disponga de este software podrá utilizar otras herramientas gratuitas que generen facturas en este formato:
www.facturae.es: a través de la aplicación gratuita Gestión de facturación electrónica que ofrece el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio (www.facturae.es).
B2B Router (recomendado): servicio en la nube que permite crear facturas electrónicas en formato Facturae fácilmente, sin necesidad de certificado digital, de forma gratuita y enviarla directamente a las Administraciones Públicas catalanas a través del servicio e.FACT (www.b2brouter. neto/es).
¿CÓMO ENTREGARLAS A LA FUNDACIÓN EMMA?
Para enviar las facturas electrónicas a la Fundación Emma puede utilizar diferentes mecanismos:
1. A través del buzón de entrega ubicado en el portal EFACT:
Consulte los manuales en:
- Manual usuario entrega e.FACT
- Manual usuario buzón del emisor e.FACT
2. A través de las plataformas de facturación electrónica existentes en el mercado si éstas se encuentran adheridas al servicio e.FACT.
¿CÓMO CONSULTAR EL ESTADO DE VUESTRA FACTURA?
Accediendo al buzón de entrega del eFACT, entrando en la opción "Consulta de estados". Esta funcionalidad permite la búsqueda de facturas previamente enviadas, de cara a consultar su estado de proceso.
Para consultar el estado de una factura debe informar de los siguientes campos: número de factura, año fiscal de la factura, NIF del emisor, NIF del receptor y el importe total de la factura. Una vez completados estos campos y pulsando sobre el botón "Buscar" se realiza la consulta, mostrándose el histórico de estados por los que ha pasado la factura especificada. De esta forma, si la factura se ha entregado y registrado correctamente en la Fundación Emma, se detalla, entre otros datos, la información correspondiente al registro de entrada de la factura.
Destacar que en caso de que no visualice el estado "Registrada", esto indica que la factura no se ha registrado por la Fundación Emma. Asimismo, si la factura no supera la validación de su firma electrónica o la factura no se acepta por parte de la Fundación Emma por motivos comerciales, el buzón de entrega indicará el estado de "Rechazado" y el motivo del rechazo.
Asimismo, es responsabilidad del emisor de las facturas la consulta del estado de las mismas.
